15 meilleurs outils pour travailler à distance pendant le confinement de COVID-19

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Cela fait déjà plus d’un an que l’épidémie de COVID-19 a balayé le monde entier, et le monde continue de lutter contre la pandémie. Comme le rapportent BBC, DW et The Telegraph, l’année 2021 a commencé avec la vague de nouvelles restrictions de confinement dans de nombreux pays européens: un couvre-feu plus précoce en France, des règles de réunion et de voyage plus strictes en Allemagne, le plus haut niveau de règles de distanciation sociale au Royaume-Uni.

 

Du point de vue des employés, le confinement national est étroitement lié au travail à distance. Alors que 40 % de la main-d’œuvre de l’UE est déjà entièrement passée au bureau à domicile, la récente enquête électronique d’Eurofound a observé une expérience de travail à domicile positive des personnes interrogées, avec plus des trois quarts des employés prêts à mélanger les modes de travail classique et à distance même après que les restrictions de COVID-19 soient tombées.

 

Cependant, tout le monde n’est pas capable de s’adapter facilement à ce nouvel environnement de travail. Selon le State of Remote Report 2020, les employés à distance souffrent principalement d’un manque de communication, de distractions et d’un manque de détente. Il n’est pas surprenant que de tels problèmes affectent négativement la motivation des équipes et leur efficacité au travail, ce qui est également hautement indésirable pour leurs employeurs.

De nombreux employés se sentent incapables de gérer leur temps correctement et de maintenir l’équilibre travail-vie personnelle, se sentant épuisés et non productifs à la fin de la journée, ce qui menace leur santé mentale et conduit finalement à l’épuisement professionnel. Il en va de même pour la Zoom fatigue – un nouveau phénomène inspiré du COVID qui est associé à une utilisation excessive des plates-formes de communication virtuelles et se traduit par de la fatigue, de l’anxiété et de la dépression.

 

Enfin, de nombreux employés sont frustrés de devoir s’habituer à des technologies de travail à domicile peu familières, d’avoir un accès limité ou inexistant aux bons outils de collaboration, ou de souffrir d’une connexion Internet peu fiable.

 

D’autre part, le travail à distance présente un certain nombre d’avantages. Pensez à votre temps et à vos dépenses monétaires habituels: les économies réalisées au bureau à domicile sur les trajets domicile-travail et le déjeuner pourraient devenir une agréable surprise. Lorsque vous travaillez à domicile, vous pouvez faire preuve de créativité et aménager votre nouvel espace de travail de la manière qui vous convient. Enfin, les employés peuvent résoudre complètement leurs problèmes de confinement et faire de leur bureau à domicile un rêve en choisissant les bons outils informatiques.

Trouver une boîte à outils idéale pour votre équipe peut être un défi. Actuellement, il existe des milliers de solutions de travail à domicile destinées à apporter une aide dans différents domaines. Pour vous faciliter la tâche, nous avons divisé les outils informatiques à distance en 5 sections principales pour vous présenter les 15 meilleures solutions qui conviennent à tout type d’équipe.

 

 

Communications unifiées et collaboration vidéo

Il est facile de se perdre parmi des tonnes de solutions et d’ outils distincts pour vidéo – conférence gratuite, la collaboration, la messagerie, les e-mails et les appels téléphoniques. Basculer entre un certain nombre d’outils pour faire passer vos idées à votre équipe devrait être un cauchemar pour toute personne, car cela peut également entraîner une anxiété constante et la peur de manquer quelque chose d’important.

 

Pour que vos employés aient confiance en eux-mêmes et se concentrent sur leurs tâches, vous devez leur fournir une plate-forme de communications unifiées unique et intégrée qui relie l’ensemble de votre personnel d’entreprise, est facilement accessible et stocke toutes les informations importantes en un seul endroit, vous aidant ainsi à partager vos idées sans effort. . Voici quelques exemples des communications unifiées et de la collaboration vidéo parmi lesquelles vous pouvez choisir :

  • Vous connaissez peut-être déjà Zoom, l’une des applications de réunion les plus populaires pour les appels en ligne pendant la pandémie. Le service est assez convivial et fournit des outils de collaboration de base, tels que le partage d’écran et le chat de réunion. Dans son niveau gratuit, Zoom limite les réunions à 40 minutes et à un seul hôte.

Contre, Zoom n’offre pas de kit complet de communications unifiées en raison du manque de carnet d’adresses, de chats et de canaux, ainsi que d’une intégration avancée avec votre infrastructure informatique d’entreprise. La sécurité est une autre préoccupation majeure de Zoom: vous avez peut-être déjà entendu parler de “zoom bombing”, ce qui signifie que certaines de vos réunions Zoom en cours pourraient être interrompues par des pirates tiers. Les grandes entreprises devraient donc y réfléchir à deux fois et veiller à ce que l’ensemble de l’entreprise soit sensibilisé au moment de choisir une solution de communication afin d’éviter les risques éventuels.

  • Microsoft Teams, le successeur de Skype for Business, se positionne comme un service tout-en-un qui comprend des réunions et des canaux, le partage de bureau, l’échange de fichiers et d’autres fonctions bénéfiques importantes pour les entreprises. Pour les entreprises, Microsoft Teams est une bonne option si vous utilisez déjà la suite Office 365.

En termes d’inconvénients possibles, les utilisateurs de Teams mentionnent généralement le manque de flexibilité et d’interopérabilité avec d’autres solutions de visioconférence, ce qui peut poser problème si vous communiquez avec des clients et des partenaires qui utilisent différents services de réunion. En outre, lorsque vous commencez à utiliser Teams, vous aurez peut-être besoin de temps pour adopter progressivement l’outil, car il n’est pas si facile d’y accéder.

  • TrueConf, par rapport aux options susmentionnées, est un logiciel de vidéoconférence, ce qui signifie que vos données seront stockées dans votre réseau d’entreprise et ne pourront être accessibles qu’à votre administrateur système.TrueConf est généralement préféré par les entreprises soucieuses de la confidentialité, les gouvernements, les organisations éducatives et médicales qui ont des exigences strictes en matière de sécurité des données.

TrueConf fournit également une expérience de visioconférence 4K, un certain nombre d’outils de collaboration et des contrôles avancés de gestion des réunions, ce qui pourrait être un plus pour les réunions d’affaires et de conseil importantes.

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Gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet sert généralement à définir et à coordonner les tâches, à suivre l’évolution du projet, à contrôler le temps et à établir des rapports. Grâce à ces outils, il est facile d’affecter des employés spécifiques à la tâche, de définir des objectifs et de superviser, tandis que tous les documents et fichiers liés à votre projet sont rassemblés en un seul endroit accessible à tous les membres de votre équipe.

 

  • Consultez Trello, un outil basé sur la méthode Kanban, si vous êtes un fan de visualisation. Sa structure de cartes et de colonnes, semblable à celle d’un tableau d’affichage, permet de visualiser clairement le processus de travail de l’équipe, de la liste des tâches à accomplir aux projets terminés.

  • Un outil de productivité tout-en-un alternatif, Notion, est la plate-forme qui ne vous limite pas en termes de méthode, avec un certain nombre de fonctionnalités pour unifier les processus de travail de votre entreprise. En termes d’ensemble d’outils, Notion est bien plus qu’un simple logiciel de gestion de projet – il peut être utilisé comme une base de données complète de votre entreprise.

Cependant, l’un des commentaires les plus courants sur Notion est le temps qu’il faut pour l’installer, alors tenez-en compte lorsque vous le présentez à votre équipe (ou demandez à votre département informatique de configurer Notion pour chacun de vos collaborateurs). De plus, la version mobile de Notion est signalée comme étant boguée, ce qui pourrait être un inconvénient majeur pour votre personnel qui privilégie le mobile.

 

Collaboration documentaire en temps réel

Les outils de collaboration documentaire permettent aux équipes d’afficher, de modifier et de travailler simultanément sur un document sans échanger de pièces jointes par e-mail et sans vérifier les révisions de document incommodes. Ce logiciel est essentiel pour travailler ensemble, rationaliser vos flux de travail et éliminer les inefficacités. Avec un logiciel de collaboration documentaire, vous pouvez simplement envoyer un lien vers votre document à votre collègue et co-éditer votre projet ensemble.

Il existe un certain nombre d’options de partage de fichiers avec un accès privé ou limité pour garantir la sécurité. En outre, toutes les modifications sont enregistrées automatiquement dans votre document, de sorte que vous ne devez pas craindre qu’un arrêt soudain de l’ordinateur puisse supprimer tout votre travail.

 

  • G Suite est l’une des solutions les plus populaires pour travailler sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations en temps réel et stocker des fichiers de manière centralisée pour y accéder à tout moment depuis n’importe quel appareil par la suite. En parlant d’inconvénients, Google Docs n’autorise pas l’intégration de code dans les documents, ce qui rend difficile la création de documents techniques dans ce programme.

  • Les utilisateurs de la suite Office 365 peuvent profiter de Microsoft Office 365. La version en ligne comprend un accès Web et mobile aux produits MS Office bien connus (par exemple, Word, Excel, PowerPoint, etc.).

  • Si vous avez besoin de fonctions plus avancées de collaboration documentaire et de gestion d’équipe, essayez Bit.Ai. La plate-forme permet le partage de documents à facettes multiples et l’intégration de diverses plates-formes pour accélérer le travail de votre équipe à distance.

 

Contrôle du bureau à distance

Dans un environnement de travail à domicile, les employés ont souvent besoin d’une aide technique immédiate de la part de votre service informatique  pour mettre en place leurs processus de travail ou résoudre les problèmes auxquels ils sont confrontés. Cependant, cela pourrait être un défi à l’époque du travail à distance. Dans ce cas, les outils de contrôle de bureau à distance peuvent vous aider à accéder et à travailler avec PC distant et permettre une assistance informatique à distance pour minimiser le risque de problèmes techniques au bureau à domicile.

  • TeamViewer, un outil de gestion à distance sécurisé et facile à utiliser, est un logiciel de premier plan permettant aux informaticiens de rester connectés aux autres équipes, quel que soit leur emplacement. L’outil est compatible avec tous les appareils, mais il n’est pas en mesure de fonctionner correctement en cas de connexion Internet lente.

  • Les utilisateurs de Windows ou de macOS peuvent utiliser les solutions d’assistance à distance natives de leur fournisseur, Microsoft Remote Desktop ou Apple Remote Desktop pour gérer un ou plusieurs ordinateurs connectés au réseau à partir d’un espace de travail distant. Les deux solutions sont gratuites pour les utilisateurs des systèmes correspondants.

 

Gestion du temps

Ceux qui travaillent à domicile pour la première fois peuvent rencontrer de nouveaux défis. La gestion efficace du temps, qui est déjà un obstacle à une productivité optimale dans un environnement de bureau normal, est un problème encore plus important dans les nouvelles conditions. Un logiciel de suivi du temps donne aux entreprises une image claire de la façon dont vos employés passent leur temps, aide à identifier les problèmes potentiels de gestion du temps et gère le stress et l’anxiété des employés.

Intégrez les applications suivantes pour que votre équipe soit sur la bonne voie et reste productive pendant le travail à distance:

  • Toggl est un outil gratuit de planification et de suivi du temps pour réduire le stress lié au bureau à domicile et obtenir de meilleurs résultats.

  • En plus des fonctionnalités de planification et de suivi du temps, l’application Timely vous permet d’envoyer des messages, de définir des rappels et des notifications de rendez-vous. Cependant, son prix peut être trop élevé pour certaines équipes.

  • Pour les travailleurs à distance, il est essentiel de rester concentré sur vos tâches réelles, ce qui peut être facilement effectué grâce à l’application Cold Turkey. Bien que vous puissiez réduire le niveau de distraction en bloquant certains sites Web et applications, la plate-forme vous empêche également de devenir un bourreau de travail en arrêtant automatiquement votre ordinateur dans les créneaux horaires prévus.

 

Travailler à distance ne signifie pas toujours être déconnecté de ses collègues! Nous avons déjà beaucoup appris sur les politiques de travail à domicile au cours des 12 derniers mois, et il est maintenant temps de moderniser cette routine. Essayez d’intégrer les technologies mentionnées ci-dessus pour améliorer radicalement votre expérience de travail à distance.

 

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