4 conseils pour organiser une réunion professionnelle pour élaborer une stratégie

Les réunions stratégiques sont très importantes dans une équipe. Elles doivent se tenir de manière occasionnelle afin notamment de lancer de nouveaux projets. Lors de ces réunions, l’équipe se nourrit des idées de chacun. Toutefois, réussir sa réunion de stratégie n’est pas toujours simple. Découvrez nos 4 conseils pour mener à bien vos réunions professionnelles stratégiques.

1- Se préparer en amont pour faire germer les idées

Étant donné qu’une réunion de stratégie est destinée à construire de nouveaux projets, il est nécessaire que vos collaborateurs aient des idées à apporter pour ces projets. Pour ce faire, il faut leur laisser le temps de réfléchir à la question et de maturer leurs idées.

De ce fait, nous vous conseillons de prévenir les participants à la réunion au moins deux semaines à l’avance en leur donnant un “brief” basique qui leur permettra de se préparer. N’oubliez pas vous-mêmes en tant qu’organisateur de penser aux solutions que vous allez proposer. Vous êtes organisateur, mais également participant.

2- Choisir un cadre propice à la création

On ne le répétera jamais assez, le cadre joue beaucoup au travail. Tout savoir sur la location de salle de réunion vous permettra d’emmener vos collaborateurs dans un endroit propice à la création.

Changer d’environnement permet de se mettre dans un autre état d’esprit. Cela booste la créativité et également la motivation. En montrant à vos collaborateurs que leur bien-être au travail compte, vous les encouragez à donner le meilleur d’eux-mêmes dans les nouveaux projets de l’entreprise.

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3- Établir un ordre du jour efficace

Établir et afficher un ordre du jour clair et efficace permet une multiplicité de choses dans la réunion. D’abord, vous affichez les objectifs : vos collaborateurs savent où vous voulez en venir. Un ordre du jour efficace est également motivant, on ne se perdra pas pendant des heures à digresser.

Il s’agit justement là de l’autre rôle important de l’ordre du jour : éviter trop de digressions. Il est très important de donner la parole à chacun des membres de l’équipe et de laisser libre cours à la créativité et à la spontanéité. Toutefois, il ne faut pas partir dans tous les sens. Les thèmes de l’ordre du jour permettront de jauger si l’on s’est trop éloigné du sujet ou non.

4- Compiler un compte-rendu et le partager

Il est primordial de compiler tout ce qui a été dit et décidé au cours de la réunion, et cela, pour plusieurs raisons. Tout d’abord, les collaborateurs et vous-mêmes n’allez sans doute pas vous rappeler l’entièreté de la réunion. En disposant d’un compte-rendu, que vous diffuserez à tout le monde, vous pourrez vous y référer à tout moment.

Pensez aussi à partager le compte-rendu aux membres de l’équipe n’ayant pas pu être présents à la réunion. Si le compte-rendu est clair, il leur permettra d’être tout à fait à jour sur le projet sans que personne ait besoin de leur expliquer.

 

5- Soigner les besoins des participants

Le tout pour réussir une réunion de stratégie est de mettre les participants dans les meilleures conditions possibles pour encourager le partage d’idées pertinentes. Cela passe par une préparation en amont, un lieu plaisant et un partage de la parole. Vous pouvez même vous laisser convaincre par des pratiques managériales innovantes.

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