Conseils pour rationaliser les flux de travail pour les équipes distantes

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Les événements du début de 2020 ont fait que le travail à distance est passé d’un avantage facultatif à une nécessité pratique pour des équipes entières. Au cours de la pandémie, le lieu de travail s’est transformé au-delà de toute reconnaissance. Des entreprises de toutes formes et tailles ont dû s’adapter au travail à domicile et à distance (avec des résultats mitigés). Les start-up voient désormais à la fois les avantages et les inconvénients du travail à distance.

Les avantages sont évidents: pas de déplacements laborieux, de frais de location de bureaux ou de tout autre administrateur associé. Le travail à distance permet aux gens de décider où et comment ils veulent travailler. Quelqu’un qui préfère travailler le soir peut le faire sans être dérangeant. Cette flexibilité signifie que de nombreuses personnes sont satisfaites des nouvelles modalités de travail.

Mais les inconvénients ne doivent pas être ignorés. Le travail à domicile peut être solitaire, entraîner des problèmes de communication et, surtout, rendre certaines tâches (en particulier celles nécessitant une collaboration) plus difficiles à gérer. Les flux de travail peuvent devenir extrêmement compliqués, entraînant une énorme baisse de productivité. Pour atténuer cela, vous devez rationaliser les flux de travail. Voici quelques conseils pour y parvenir:

Clarifier les objectifs à court et à long terme

Avant de pouvoir évaluer l’efficacité et l’efficience d’un flux de travail, vous devez avoir des objectifs clairement définis. Si vous ne le faites pas, il sera impossible d’évaluer si un processus particulier est réussi? Il est facile de dire que l’objectif de chaque processus est de maximiser la productivité, mais cela n’aidera pas tant que vous ne pourrez pas répondre à une question clé: qu’est – ce que la productivité dans le contexte de votre entreprise et de votre projet marketing?

Il existe plusieurs façons viables de définir et de mesurer la productivité. Vous devrez réfléchir longuement à la manière dont chaque flux de travail contribue à votre mission commerciale globale. Que doit réaliser le workflow à court et à long terme? Une fois que vous avez compris cela, vous pouvez analyser les résultats de chaque projet et identifier où les choses vont mal afin de pouvoir résoudre les problèmes.

Recherchez les chevauchements dans le suivi de vos tâches

Si les travailleurs ne consignent pas toutes leurs tâches, c’est quelque chose que vous devez résoudre de toute urgence. Si personne ne sait combien de temps est passé sur une tâche particulière, ils ne peuvent pas accélérer les choses quand ils prennent trop de temps ou identifier des instances de blocage ou de fluage de la portée. Mais le suivi des tâches n’est que la première étape: c’est ce que vous faites avec ces informations qui compte.

En plus d’être conscient de la durée de certaines tâches, vous devez rechercher des cas d’ effort dupliqué . Il est étonnamment facile de se retrouver avec plusieurs personnes, chacune étant chargée d’effectuer un examen des ressources, par exemple, produisant de nombreux rapports distincts qui sont totalement inutiles. Il ne devrait y avoir aucune tâche redondante

Définir une chaîne de commandement claire

Qu’est – ce qui se passe quand il est un blocage dans le processus de la productivité? Disons que l’employé 1 a besoin que quelque chose soit approuvé par l’employé 2 et qu’il ne puisse pas passer à l’étape suivante de son flux de travail tant que cette approbation n’a pas été obtenue. Si l’employé deux traîne les pieds pour une raison quelconque, c’est une situation frustrante.

L’employé un pourrait chasser l’employé deux, lui faisant comprendre la nécessité d’agir rapidement, mais voir ses préoccupations balayées. Cela exonérerait un employé du blâme, mais le laisserait dans un état d’inactivité. Un employé doit savoir comment remonter l’objection: en d’autres termes, la personne à qui il doit déposer une plainte. Votre travail consiste donc à vous assurer qu’il est toujours clair qui est responsable d’un flux de travail (et de déléguer pour vous assurer que vous n’êtes pas un goulot d’étranglement).

Utiliser l’automatisation pour les tâches répétitives

L’automatisation n’est pas un processus magique, mais cela ne signifie pas qu’elle n’est pas utile pour gérer les tâches fastidieuses et répétitives qui peuvent facilement absorber du temps et de l’énergie. Prenez quelque chose comme la création et l’étiquetage de documents, par exemple. Si chaque document prend une minute à assembler, et que chaque employé doit créer six de ces documents en une journée moyenne, et que vous avez dix employés… Eh bien, c’est une heure de productivité perdue chaque jour.

En vous appuyant sur des outils riches en intégration que vous trouverez sur https://www.annonces-de-france.net/ , vous pouvez facilement définir des séquences d’événements et les activer en suivant les déclencheurs que vous avez choisis. Vous pouvez créer un modèle de document et configurer un flux de travail d’automatisation pour créer et étiqueter instantanément un document chaque fois que nécessaire. Même les plus petites tâches peuvent rapidement s’additionner, donc tout ce que vous pouvez automatiser vous aidera.

Planifier des réunions de progrès régulières

J’ai noté plus tôt que la communication peut être un problème pour les équipes travaillant à distance. Cela peut entraîner des lacunes dans les connaissances ou des descriptions de tâches peu claires qui passent inaperçues jusqu’à ce qu’il soit trop tard pour éviter le ralentissement qui en résulte. Bien sûr, il est vrai que n’importe quel employé peut signaler un problème à tout moment, mais s’il y a des problèmes avec la chaîne de commandement ou si les employés se sentent mal à l’aise de soulever des problèmes, les gens peuvent ne pas agir.

Pour contrer cela, vous devez planifier des réunions à distance régulières pour offrir aux gens des opportunités claires d’identifier les problèmes. Dans un environnement de groupe, il n’y a pas lieu de craindre de passer pour pédant ou trop exigeant. Les employés peuvent facilement lever les blocages auxquels ils sont confrontés. Vous pouvez ensuite tirer des leçons de ces riches commentaires et poursuivre des améliorations pertinentes.

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